תהליך סגירת סוף שנה כולל מגוון רחב של פעולות שמטרתן לוודא את נכונות הנהלת החשבונות ולספק בסיס אמין לביקורת רואה החשבון. להלן רשימה מעודכנת ומפורטת של פעולות שיש לבצע חלקם בדצמבר וחלקם בינואר בשנה העוקבת:
1. אקטיב (מאזן יתרות חובה)
בנקים עו"ש
- לבדוק התאמה לאישור יתרת הבנק לסוף השנה.
- לבצע התאמות מול המחאות לגבייה או שיקים לפרעון, במידת הצורך.
פקדונות בנקאיים
- לוודא התאמה לאישור יתרת הבנק.
- לחשב ולרשום הכנסות ריבית, אם רלוונטי.
עו"ש מט"ח ופקדונות מט"ח
- לבצע התאמות לאישור יתרת הבנק.
- לשערך הפרשי שער, במידת הצורך.
ניירות ערך סחירים
- לבדוק התאמה לאישור יתרת הבנק.
- לבצע שערוך רווח/הפסד מניירות ערך.
לקוחות ביתרת חובה
- לוודא שהחוב שוטף (מאוקטובר-דצמבר).
- לשלוח רשימת חייבים לבעלים לאישור ולוודא שאין חובות אבודים.
- עבור לקוחות גדולים: להשיג כרטיס נגדי.
קופת שיקים
- לוודא שהקופה מכילה רק שיקים דחויים לשנה הבאה.
כרטיסי אשראי לקוחות
- להתאים יתרות לאישורים של חברות האשראי.
- לבצע התאמה מול לקוחות ששילמו בכרטיס.
הכנסות לקבל
- לסגור יתרות פתיחה מול כרטיסים מתאימים ברווח והפסד.
ספקים ביתרת חובה
- לוודא שמדובר במקדמה שוטפת או זיכוי לא ממומש.
- להשיג חשבוניות חסרות ולרשום הוצאות בהתאם.
מקדמות מס הכנסה
- לבדוק התאמה מול שאילתות ברשות המיסים
- לרשום מקדמות דצמבר ששולמו בינואר העוקב.
בעלי מניות וחברות קשורות
- לשלוח כרטסות לחברות הקשורות או לקבל מהן לטובת התאמת יתרות ולוודא נכונותן.
מלאי
- לעדכן יתרת סגירה לפי רשימת מלאי אשר נספרה פיזית.
רכוש קבוע
- לוודא שרק נכסים מהותיים נרשמים כרכוש קבוע.
2. פאסיב (מאזן יתרות זכות)
משיכת יתר בבנק
- לבדוק התאמה לאישור יתרה בנקאית.
- לבצע התאמות מול המחאות לגבייה או שיקים לפרעון.
הלוואות
- לבדוק התאמה לאישור יתרות הבנק.
- לשערך הוצאות ריבית, במידת הצורך.
- להפריד בין הלוואות לטווח קצר וארוך.
ספקים ביתרת זכות
- לבדוק שהיתרה נובעת מחוב שוטף.
- להשיג כרטיס נגדי עבור ספקים גדולים.
מע"מ (חו"ז, עסקאות, תשומות)
- לבצע התאמות מול הדיווחים האחרונים.
- לרשום פקודת יומן לסגירת יתרות מע"מ.
מוסדות בגין עובדים
- לבדוק התאמות למול דיווחים ולדאוג לתשלומים שוטפים.
לקוחות ביתרת זכות
- לבדוק אם מדובר במקדמות שוטפות או בזיכויים לא מומשים.
- להנפיק חשבוניות חסרות במידת הצורך.
הוצאות לשלם והכנסות מראש
- לסגור יתרות פתיחה מול כרטיסים מתאימים.
עודפים והפסדים משנים קודמות
- לבדוק התאמות לדוחות כספיים מבוקרים ולרשום מחדש במידת הצורך.
3. רווח והפסד (תוצאתי)
הכנסות
- לוודא התאמות לדיווחי מע"מ (ESNA).
- להגיש דוח מתקן אם יש חוסר התאמה.
משכורות
- לבדוק התאמות לטופס 126 ולדוחות תמחיר.
- לוודא רישום ביטוח לאומי, פיצויים וגמל.
הוצאות תקופתיות
- לוודא רישום 12 חיובים שנתיים.
4. הכנת חומרים לרואה חשבון
- קובץ במבנה אחיד.
- מאזן בוחן מאוזן לסוף השנה.
- אישורי יתרות (בנק, כרטיסי אשראי, ספקים, לקוחות).
- דוח ESNA.
- רשימת מלאי .
- טופס 126 ודוחות שכר.
- דוחות הפרשות (חופשה ופיצויים).
- יתרות הפקדות לעובדים מחברות ביטוח
הערות נוספות
- יש לוודא שהדוחות והיתרות מסודרים ומדויקים.
- נדרש שיתוף פעולה עם בעלי החברה להשלמת פרטים חסרים.
- לוודא סגירה מלאה של יתרות פתיחה כדי להימנע מתקלות בעת מעבר שנה.
חשבות שכר
לקראת תום שנת הכספים, קיימות פעולות קריטיות שעל חשבי השכר לבצע בתחום השכר. הנה רשימה מסודרת:
1. בדיקות והתאמות שכר:
- התאמת כרטסת שכר: לבדוק כי כל הסכומים שנרשמו בכרטסת שכר תואמים לתלושי השכר שהונפקו לעובדים במהלך השנה.
- בדיקת יתרות חופשה ומחלה: לעדכן ולוודא יתרות חופשה וימי מחלה בתיקי העובדים, בהתאם למדיניות החברה ולחוקי העבודה.
- בדיקת הפרשות סוציאליות: לוודא שכל ההפרשות לפנסיה, קרנות השתלמות, ביטוח מנהלים וקופות גמל בוצעו במלואן ותואמות את תלושי השכר.
2. דיווחים לרשויות:
- הפקת דוח 126: להפיק ולוודא דוח שנתי מסודר למס הכנסה הכולל את כל נתוני ההכנסה והניכויים של העובדים.
- דיווח על ניכוי במקור: לוודא כי דיווחי ניכוי במקור בגין משכורות תואמים את התשלומים שבוצעו לרשות המיסים.
- דיווחים חודשיים: לבדוק שהדו"חות החודשיים למס הכנסה, ביטוח לאומי ומע״מ נמסרו במלואם ובזמן.
3. סיכום והשלמת משימות:
- בדיקת החזרי מס לעובדים: לבדוק אם קיימים עובדים הזכאים להחזרים (לדוגמה, עקב שינויים בסטטוס אישי או הכנסה).
- בדיקת ניכויי יתר: לוודא שלא בוצעו ניכויי יתר למס הכנסה או לביטוח הלאומי.
- סגירת הלוואות ומקדמות: לבדוק אם קיימות יתרות פתוחות של הלוואות או מקדמות לעובדים ולוודא רישום נכון בכרטסת.
4. הפקת דוחות שכר פנימיים:
- דוח שנתי להנהלה: להפיק דוח מסכם על עלויות השכר, הפרשות סוציאליות ושאר הוצאות שכר עבור הנהלת החברה.
- ניתוח מגמות שכר: לבדוק שינויים או מגמות בשכר העובדים במהלך השנה ולהכין המלצות להנהלה.
5. תכנון מס וניהול יתרות:
- תיאום מס לעובדים: לסייע לעובדים בתהליך תיאום המס לשנה הבאה.
- עדכון שכר מינימום ותנאי העסקה: לוודא כי החברה ערוכה לעדכונים בשכר המינימום או בתנאי ההעסקה המחייבים בשנה הבאה.
6. הכנה לשנה הבאה:
- עדכון מערכות השכר: לוודא שמערכת השכר מעודכנת לשנה החדשה מבחינת מדרגות מס, שיעורי הפרשות ותנאים אחרים.
- הנפקת טפסי 106: להכין טפסי 106 לכל העובדים, המפרטים את הכנסותיהם וניכוייהם השנתיים.
- משלוח טפסי 101 לעובדים לשנת המס הבאה
