כמדי שנה אנו שבים ומזכירים כי יש לעצור ולבצע מספר בדיקות לקראת סוף השנה והשנה הבאה
בדיקת רווחיות ופעילות בשנה החולפת אל מול שנים קודמות ואל מול התקציב –
מהם היעדים האסטרטגיים לשנה הבאה ומה התקציב ?
גיבוש יעדים ותקציב הינו תהליך חשוב אשר חייב להיות צמוד למציאות. יש לקחת בחשבון את השינויים שיחולו בשווקים ולהיות שמרניים ככול הניתן .
תום השנה הנה הזדמנות טובה ללמוד מחדש את הסביבה העסקית שבה פועלת החברה , לבחון מגמות שאירעו השנה בסביבה זו, ולנסות לאמוד מגמות חדשות בסביבה העסקית. איתור שיועיל לקידום העסק בשנים הקרובות.
גיבוש תקציב לשנה החדשה
ברוב העסקים הגדולים התקציב הפך להיות כלי עבודה חיוני בגיבוש תחזית הפעילות לשנת הכספים הבאה. במגזר הציבורי הכנת תקציב הינה הכרחית, אולם פעמים רבות תלושה מהמציאות האמתית. תקציב אשר מוכן רק על בסיס הכפלת תוצאות השנה במקדם לשנה החדשה, אינו תקציב שיבשר קידום עסקי.
הכנת התקציב צריכה לבוא מלמטה, ממנהלי המחלקות וצרכי פעילותם, מדרישות הלקוחות וצרכי השוק, משינויים צפויים במחירי חומר הגלם ובמחירי המוצרים. בניית התקציב מאפשרת בדיקה מחדש של הוצאות העסק, שכר וכוח אדם, ביטוחים, הוצאות פרסום וכו'. לא רק על בסיס מה שהיה, אלא גם על בסיס של מה שאנו רוצים שיהיה.
ספירת קופות ויתרות בבנקים
מעבר לחובה לערוך רישום יתרות בקופות העסק, זו ההזדמנות לרענן את נוהלי הרישום בקופה וההפקדות לבנק. לבחון את הבקרות מחדש, בכדי למנוע פרצות ומעילות בכספים בקופה ובדרך מהקופה לבנק.
אישורי היתרות מהבנקים יאפשרו בחינה מחודשת של יתרות האשראי מצד אחד, ושל יתרות הפיקדונות והביטחונות מצד שני. אומנם, כשיש צרות, הבנק כבר ייקרא למנהל העסק לבירור ובדיקה. מאידך, כדאי שפעם אחת לשנה, תעשה הבדיקה ביוזמתו של המנהל העסקי.
הבדיקה תכלול את שיעורי הריבית והעמלות הנגבות על ידי הבנקים, אפשרויות להמרת אשראי לזמן קצר לאשראי לטווח ארוך, שבדרך כלל הריבית עליו נמוכה יותר. למותר לציין, כי קיימים הבדלים ניכרים בעניין זה בין סניף לסניף ובוודאי בין בנק לבנק. יתרה מזו, פעמים רבות היה סיכום על גובה ריבית ועמלות עם הבנק, אלא שבחלוף הזמן, למחשב הבנק נוצרה דעה אחרת בעניין.
כמו הניסיון להוזיל את האשראי, כך ניתן לבדוק לגבי הפיקדונות והביטחונות, את האפשרויות לשחררם לפחות חלקית מעול השעבוד לבנק. כדאי לזכור כי החזקת פיקדונות דרך כלל יקרה יותר, משחרורם לחשבון האשראי השוטף. זאת מכיוון והריבית על האשראי גבוהה, בדרך כלל, באופן ניכר מהריבית המתקבלת על הפיקדונות. כזכור, לפי הפסיקה אסור לבנקים להתנות שירות בשירות בעניין מתן האשראי.
לקוחות
תהליך הגבייה הינו אחד הפרמטרים החשובים ביותר להמשך קיום עסקי. שכן, ככל שרמת האשראי ללקוחות עולה, כך גדל הסיכון לאי פירעון החוב על ידי הלקוח. חשוב לבחון את היקף האשראי ללקוחות והאם יש נוהל מתן אשראי ללקוחות בהתאם לרמת הסיכון של כול לקוח ולקוח ומהם האמצעים אשר ננקטים על מנת לבחון את רמת הסיכון של הלקוחות.
מלאי, ספקים ונותני שירותים
בכדי להוזיל את ההוצאות העסקיות, כדאי לבחון מחדש אפשרויות לרענן את מגוון הספקים, אפשרויות להפחתת מחירים, שיפור תנאי האשראי, ואף גיוון במקורות האספקה.
ספירות המלאי הנערכות בתום השנה הנן הזדמנות מצוינת לבדוק את היקף המלאי ביחס להיקף המכירות של אותו מלאי. כדאי לבחון אפשרויות להקטנת המלאי. מלאי אשר אינו שמיש ניתן להוציאו למכירת חיסול או להשמדה. הפרשים בין יתרות המלאי הרשומות בספרי תנועת המלאי, לבין הספירה בפועל, יכולים להעיד על ליקויים חמורים בהחזקת המלאי ועל גניבות אפשריות.
מערך העובדים
עסקים רבים התמוטטו כספית, בשל עלויות כוח אדם גבוהות מידי. תחילת שנת הכספים מאפשרת להגיע לסיכומים כספיים חדשים עם העובדים. ייתכן וכדאי להעביר עובדים מועדפים לתנאים של חוזה אישי מיוחד. עובדים אחרים, ייתכן וניתן לנייד מתפקיד לתפקיד לפי הצרכים. כדאי לגבש מראש את האסטרטגיה של העלאות שכר, או הקטנתו, שינויים בתנאי העבודה וטובות הנאה הניתנים לעובדים וכו'. נראה כי בתחילת שנת הכספים קיימת מוכנות נפשית הדדית לשינויים אלו.
רשויות המס
תכנון מס שייערך בתום שנת המס ונקיטת פעולות נכונות לחיסכון במס , יכולים להביא להקטנת נטל המס אשר יחול על הארגון העסקי בצורה משמעותית. הערכות נכונה לסוף שנת המס יכולה לתרום להפחתת נטל המס, או לדחיית המס לשנות המס הבאות ולניצול הטבות מס בשנת המס, אשר יאבדו, במידה ולא ייעשה בהן שימוש באותה שנת מס, היות ואין הן ניתנות לדחייה לפי הוראות חוקי המס. כדאי להיעזר לעניין זה במומחה מס.
בדיקת ההוצאות העסקיות
זה אחד החלקים החשובים שכול בעל עסק צריך לבחון.
הוצאות צריך לבדוק לא רק בתום שנת הכספים, אולם, החיתוך לתום שנה מאפשר בחינה אנליטית של ההוצאות לאורך השנה, בהשוואה לשנים קודמות, בהשוואה לצפי התקציבי בתחילת השנה, ובהשוואה להיקף המכירות השנתי. אף כאן, כדאי לרדת לבדיקה ההוצאות ברמה הפרטנית ולא רק בדיקה כוללת. ניתן לבדוק אפשרויות להפחתת ההוצאות, לדחייתם ומאידך, להגדלת הוצאות שתרמו באופן ממשי לגידול בהכנסות.
לסיכום
כאמור, תום שנת הכספים מחייב היערכות לצורכי עריכת הדוחות הכספיים לסוף השנה, ולצורך עמידה בדרישות שונות של שלטונות המס. כדאי וצריך לנצל היערכות זו, שהינה כורח, כאבן דרך להפקת לקחים מניסיון השנה שחלפה, לתועלת שיפור הביצועיים העסקיים בשנת הכספים החדשה, שתבוא עלינו לטובה.
