בהתאם להלכת אלקה אחזקות בע"מ, נקבעו חמישה תנאים מצטברים אשר יאפשרו החזר של מס העסקאות לעוסק, כדלקמן:
- בוצעה עסקה
- הוצאה חשבונית מס
- מס העסקאות בשל החשבונית שולם
- המוכר או נותן השירות לא קיבל את התמורה כולה או מקצתה
- החוב הפך ל"חוב אבוד"
תקנה 24א' לתקנות קובעת, כי עוסק אינו רשאי להקטין את סכום העסקאות וסכום המע"מ הכלול בדוח התקופתי המתייחס לתקופה בה מוצאת הודעת הזיכוי, אלא לאחר מסירת הודעה על כך למנהל.
מסמכים אותם יש לצרף להודעה:
מסירת הודעה מפורטת ביותר תוך ציון מהות העסקה, פרטי העוסק, פרטי החייב, הנסיבות בשלהן הפך החוב לחוב אבוד, פעולות שנעשו לגביית החוב תוך ציון סכום החוב האבוד וציון הדוח התקופתי שבו העסקה דווחה.
- כל מכתב שנשלח לחייב/ת הן ע"י עו"ד והן ע"י הנושה
- צילום חשבונית מס בשל העסקה נשוא החוב האבוד
- הדוח בו נכללה החשבונית דווחה ושולמה
- צילומי המחאות שלא כובדו
- כרטיס ספק בחברה הנושה. במקרה של נושה שאינו מנהל הנה"ח כפולה כל מסמך תומך בהודעה
- מסמכים, מכתב מאת המפרק/מנהל מיוחד בו מודיעים כי אין כספים לחלוקה לנושים
- תיק הוצאה לפועל בו נעשו פעולות לגביית החוב מכל גורם, ככל שרלוונטי
- צילום הודעת זיכוי לגבי הסכום של החוב האבוד לכל חייב הודעה נפרדת סכום המס בזיכוי לא יעלה על סכום המס בחשבונית שהוצאה
- הסדרי נושים באם נעשו כאלו במהלך הפירוק/פש"ר של החייב/ת
דגשים נוספים
- ניתן לדרוש את סכום המס ששולם, בערכים ריאליים בכפוף להוראות סעיף 105(ג) לחוק מע"מ.
- במקרה שאושר החוב כאבוד ולאחר מכן הנושה הצליח לגבות את החוב במלואו או בחלקו מגורמים שונים (לרבות ערבים, חברות ביטוח וכו) יש לעמדת מע"מ לראות בקבלת התמורה כחייבת במס במועד קבלתה ובנוסף יש לראות בסכום שהתקבל ככולל מע"מ.
- הודעת החייב כי אינו יכול לשלם את חובו אין בה כדי לראות בחוב כאבוד לצרכי מע"מ.
- במקרים בהם סכומי החוב נמוכים קיימת סמכות למנהל מע"מ להפעיל שיקול דעת בבואו לאשר את החוב כאבוד (משיקולי עלות-תועלת).
- לא ניתן להקטין את העסקאות בשל הודעת הזיכוי אלא לאחר הגשת הודעה למנהל מע"מ.
הוראות ניהול ספרים
הוראות סעיף 23א להוראות ניהול ספרים, נועדו לוודא כי הודעת זיכוי המוצאת בשל שינוי בתנאי העסקה, תירשם אצל הקונה ובהתאם יופחת מס התשומות שנוכה על ידו בגובה המס הכלול בהודעת הזיכוי, כך שמצד אחד מוקטן תשלום המס אצל העוסק אשר מוציא הודעת הזיכוי, ומצד שני מקבל הודעת הזיכוי ישיב את מס התשומות העודף שנוכה על ידו. בהתאם להוראות סעיף 23א אם טרם יצא מקור החשבונית מרשות הנישום, וטרם דיווח עליה העוסק בדוח התקופתי, תבוטל החשבונית על ידי ציון המילה "מבוטל" על גבי המקור וההעתקים.
לחילופין, אם כבר יצא מקור החשבונית מרשות הנישום ונדרש תיקון שכן נתגלתה טעות בחשבונית, יתקן בהתאם את סכום החשבונית שתוצא לאחר מכן לאותו לקוח, על ידי רישום אחרי סכום החשבונית את הפרטים הבאים: סכום החיוב או הזיכוי; מספר החשבונית אליה מתייחס התיקון; הסיבה לשינוי הסכום; וכן הסכום המתוקן. כמו כן, סעיף 23א(3) קובע כי במידה ומוצאת הודעת זיכו ללקוח, רשאי העוסק להקטין בהתאם את סכום המכירות ואת החיוב במע"מ, ובתנאי שהתקיים אחד מאלה:
- הלקוח אישר קבלת הודעת הזיכוי בחתימתו על ההעתק שנשאר במערכת החשבונות של הנישום;
- הודעת הזיכוי נשלחה ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה ולהוכחת ההמצאה ללקוח די בהוכחה שההודעה נשלחה כראוי ומוענה כראוי; לגבי סכום מכירה שהחיוב במע״מ עולה על 1,400 שקלים חדשים, אישור המסירה יצורף להעתק הודעת הזיכוי שנשאר במערכת החשבונות של הנישום;
- נתקבל אישור שההודעה נתקבלה בפקסימיליה.
- נתקבל אישור חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת של הלקוח, המאשר את קבלתה.
